Den rette frekvens af feedback giver mere engagerede medarbejdere

Jeg har mange dialoger med HR-ansvarlige om, hvor ofte de skal søge feedback fra deres medarbejdere- Teknisk er det muligt at få feedback konstant. Og det giver fx god mening at undersøge, hvordan nye medarbejdere oplever at begynde i virksomheden, mens de stadig har det frisk i erindringen. Mange udbydere – inklusiv os selv - tilbyder løsninger, hvor den lokale leder selv kan sætte en lokal måling af et specifikt touchpoint op.

Med de digitale muligheder begynder flere at overveje, om de også kan få gavn af at måle oftere på engagement. De fleste ledere og medarbejdere oplever nemlig en hverdag med mange forandringer i både roller, opgaver og organisation.

Nogle organisationer forsøger sig derfor med hyperfrekvente, ugentlige eller endda daglige engagementsmålinger.

Målet er løbende at følge med i, hvilke konsekvenser alle forandringerne har.

Problemstillingen er uden tvivl reel.

Men flere målinger leder ikke altid til flere forbedringer.

Det afgørende er, at team og medarbejdere selv arbejder med engagementet. Når de ekstra målinger understøtter det, kan de styrke organisationen.

Medarbejdere følger ikke op på målingerne

Virkeligheden er nemlig, at mange teams har svært ved at følge op på de nuværende målinger.

• De får ikke taget dialogen omkring opgaver, rammer, udvikling og samarbejde.

• De når ikke til snakken om fremadrettede tiltag og initiativer.

• De får ikke afstemt fremdrift, ansvar og opfølgning.

Og det er ikke dig som HR-ansvarlig, som hverken kan eller skal ændre adfærden.

Du skal sætte rammerne, men det er i sidste ende altid medarbejderne og den lokale leder, som skal drive forandring.

For mange målinger skader engagementet

Flere målinger giver blot mere data, som teamet skal forholde sig til.

Det giver simpelthen ikke mening at indsamle mere data, som hverken lederne, teams eller virksomheden har tid til at gøre noget ved.

For der er ikke noget mere frustrerende for dine medarbejdere end at se deres feedback ignoreret af deres leder og kolleger. Og dine ledere og medarbejdere bliver også frustrerede over ikke at have tid til at reagere på den feedback, de får.

Disse frustrationer kan over tid erodere tilliden, arbejdsglæden og motivationen hos dine folk.

Du risikerer derfor paradoksalt nok, at de mange muligheder for feedback skader engagementet hos dine medarbejdere.

Giv dine folk arbejdsro, men hold dem til ilden

Dine ledere og medarbejdere skal først og fremmest tale sammen om resultaterne og bruge dem til at blive bedre. Ingen ekstra måling kan eller skal erstatte dette.

Vi kan sammenligne det med, hvis du vil gennemføre et maratonløb.

Så er det nødvendigt, at du tager løbetøjet på og kommer ud på landevejene. Fysiske undersøgelser og løbetests i sig selv gavner dig ikke til at komme hurtigere over målstregen. De er en stor hjælp til at tilpasse din træning og dit udstyr, men du får ikke meget ud af igen og igen at teste, hvilke sko der passer til din løbestil.

Du får det bedste resultat ved at finde frem til den optimale træning i første omgang. Herefter må du så benytte undersøgelser undervejs til at sørge for, at du foretager de nødvendige justeringer og ellers holder dig på sporet.

På samme måde er det lokale teams dialog og initiativer kernen i at styrke medarbejderengagementet. At dine medarbejdere rent faktisk arbejder på at ændre adfærd.

Målinger kan understøtte og hjælpe med fokus og fremdrift. Min erfaring er, at mange initiativer og tiltag tager tid at implementere, fordi det handler om menneskers adfærd i en hverdag.

Løsningen ligger derfor ikke i hyperfrekvente målinger.

Du skal derimod have fokus på at sætte dine medarbejdere i stand til at arbejde med resultaterne. Opfølgende målinger skal understøtte indsatsen og holde arbejdet på sporet.

Men for mange målinger forstyrrer processen og flytter medarbejdernes fokus væk fra det daglige arbejde.

Tænk bredere end feedbacken

For at lykkes med dine initiativer, skal du tænke bredere end blot målinger. Du er nødt til gøre dig klart, hvad målingen skal.

Det gør dig langt bedre i stand til at beslutte, hvordan og hvor ofte du skal måle.

Men endnu vigtigere gør det dig i stand til at få overblik over de ressourcer, det kræver af dine medarbejdere og lokale ledere, og om målingen kan bidrage positivt.

Jeg har her samlet nogle spørgsmål, du kan tage udgangspunkt i.

Hvis du går igennem disse overvejelser, inden du måler, øger du chancen for, at din måling faktisk skaber værdi.

• Hvad er formålet med målingen?

• Hvordan vil målingen støtte lokale dialoger og initiativer?

• Hvordan vil du støtte ledernes forberedelse og teamdialog?

• Hvilke initiativer skal målingen lede til?

• Hvordan vil du implementere forandringen?

• Hvordan vil du støtte den lokale opfølgning?

Når du har gjort dig disse ting klart, kan du gennemføre målinger, som understøtter dialog, initiativer og opfølgning.

Mål hvert kvartal

For mange vil op til fire årlige målinger af engagement ramme den bedste balance mellem opfølgning og arbejdsro. Vi har kunder, som har succes med to årlige målinger. Her er det vigtigt, at spørgsmålene er tilpasset processerne og det enkelte teams udfordringer.

Vi tilbyder et setup omkring det generelle engagement, hvor dine medarbejdere giver feedback fire gange årligt – det vil sige én gang i kvartalet.

Feedbackprocessen følger en cyklus, der består af en lidt større årlig måling, som går i dybden, og en lidt lettere måling halvvejs gennem året, som er tilpasset handlingsplanerne i de enkelte teams. Efter hver af disse målinger er der en lille ekstra måling, som fokuserer på teamets proces og arbejde med forbedringerne. Målet med denne feedback er at holde teamet på sporet af det konkrete arbejde.

På den måde undgår du den trættende gentagelse af spørgsmål og forstyrrelser af arbejdet. Samtidigt sikrer du en dynamisk og intelligent opfølgning, hvor du kan følge udviklingen.

Den væsentligste gevinst er, at du styrker medarbejdernes arbejde med resultaterne. Så bevarer I engagementet og holder fokus over hele året.